Gå til hovedindhold

Vores nye Kaffesystem

Denne idé er en del af Smart & Close — Circular Data Challenge

Copenhagen Circularity Lab
Copenhagen Circularity Lab
29. november 2019

Udfordring 5 - Hvordan kan man lokalt nedbringe brugen af single-use produkter?

Kortlæggelse af udfordringen
Single-use produkter gør det muligt at emballere og transportere de forbrugsvarer, vi benytter uden besværet med at bekymre os om at transportere og rengøre selve emballagen efter brug. Det har gjort mange ting nemt, men også efterladt uanede mængder materialer til genanvendelse eller forbrænding efter bare én enkelt brug.I nogle sammenhænge er forbruget af single-use produkter stort selv når behovet for transport er begrænset.

Mere end 900.000 kaffebægre af enten pap eller plast blev brugt i første halvår af 2019 ifølge Aarhus Kommunes opgørelse over kommunens eget forbrug (datakilde: Engangsservice i Aarhus Kommune). Årsagen til det store forbrug antages (på baggrund af samtale med facilitatorer under Hackathon) at være begrænset tilgængelighed af samt adgang til vaskefaciliteter, på tværs af kommunens afdelinger og lokationer.

Løsning og medarbejderens brugerrejse (se også vedhæftet materiale)
Med overblik over det totale forbrug af kaffebægre i kommunens afdelinger kan vi fornemme potentialet for en omfattende ressourcebesparelse. Hvordan serverer vi kaffe og anden varm drikkelse til ansatte og besøgende på en ressourceeffektiv måde? Ved at øge tilgængeligheden af et bæredygtigt alternativ og simple rengøringsfaciliteter samt at engagere og skabe incitament for medarbejdere kan vi skabe store indhug i forbruget af single-use bægrer. Med andre ord tilpasser vi forbrugerens forventning til, hvordan disse varer nydes.

Glas og porcelæn er over sin gennemsnitlige livscyklus den mest ressourceeffektive og mindst miljøbelastende variant af væskebeholder, der kan bruges til varme drikke (se http://bit.ly/2OS0rfg og http://bit.ly/2L6rW3x). Hvis ikke allerede tilgængelige, anskaffes først et antal af kaffekopper tilsvarende antallet af medarbejdere tillagt en margin på 15% for gæster og eventuelt tab. Kopperne er farvekodede og har påtrykt kommunens logo for at undgå, at de skulle blive forlagt eller medbragt. 

Medarbejdere og gæster på kommunens lokationer bliver ved indgangen mødt af et skilt med teksten ‘Vi sparer 1,8 mio. kaffebægre om året. Velkommen til Vores nye kaffesystem’. I indgangen til afdelingen finder medarbejderen en central servicestation med en bakke med rene kopper. Kopperne er farvekodede for at gøre det muligt at segmentere forbruget pr. team (eksempelvis baseret på afdeling).

På de større komplekser kan der placeres en kaffemaskine på hver etage eller en anden passende opdeling. I mindre afdelinger vil en enkelt ved indgangen være tilstrækkelig. Når kaffe påfyldes, skal medarbejderen med et enkelt klik (eksempelvis ved farvede knapper, en simpel intern app eller blot et papir til afkrydsning) registrere sit team med den tilsvarende farvekode, der således skaber forbrugsdata. Som sædvanligt kan kaffen nydes, hvor det ønskes, inden for bygningen.

Ved siden af de potentielt allerede installerede kaffemaskiner installeres, i de tilfælde hvor en vask ikke allerede er umiddelbart tilgængeligt, en simpel skylleenhed. Vi anbefaler her typen af skylleenhed, der typisk findes på ølbarer, hvor bægeret nedsænkes omvendt over en ventil og bliver rengjort med vand, så længe det sidder over ventilen, da vand- og tidsforbruget er minimalt ved denne løsning. Selve enheden kan derudover kobles direkte til en opsamlingstank, så investering til installation af vandrør overflødiggøres og samtidig kan en stor del af vandet i tanken genbruges direkte efter let filtrering. Sæbe er ikke tilgængelig for at undgå unødvendig vandforurening, da det ikke er nødvendigt rent hygiejnisk, så længe glasset returneres og opvaskes ved dagens ende. Skylleenhederne gør det nemt og hurtigt at rense kopperne i løbet af dagen, inden medarbejderne igen fylder kaffe i det.

Når medarbejderen forlader afdelingen, medbringes koppen igen til den centrale servicestation. Her findes endnu en bakke, denne til brugte kopper, hvori den koppen efterlades. På et tidspunkt vil bakken være fyldt, og medarbejderen, der fylder bakken med den sidste kop, flytter bakken til den kompakte industrielle opvaskemaskine i stationen og sætter den igang ved en simpel operation. Der er ikke overskydende plads på bordet udover til de to bakker, så det er ikke muligt at efterlade kopper uden for bakkerne.

Når den næste bakke med brugte kopper er fyldt og skal rengøres, stables først bakken med nu rene kopper fra opvaskemaskinen ovenpå de andre bakker med rene kopper, og medarbejderen sætter den fyldte bakke med brugte kopper til vask. Næstkommende medarbejdere møder således ind til friske, rene kopper til alle endnu engang - uden behov for særskilt personale eller omfattende ressourcer.

Dataindsamling
I slutningen af ugen opgøres data fra forbruget og fremsendes til de respektive teams via mail. Her vil de kunne se antallet af besparede single-use kopper og forbruget af kaffedrikke for det pågældende team, afdeling og kommune. Udviklingen følges over tid giver indblik i de miljømæssige, sundhedsmæssige og økonomiske KPI’er, som teamets adfærd sammenlagt har opnået. Det giver samtidig en naturlig indgangsvinkel til eksempelvis at italesætte sundhedskonsekvenserne af højt kaffeforbrug på en mindre konfrontatorisk måde. KPI’erne kan bruges som incitament ved at præmiere teams med den eftertragtede adfærd såsom lavere kaffeforbrug. 

Investering til opstart
Efter tidlige tests på mindre skala kan ‘Vores nye Kaffesystem’ implementeres ved relativt lave omkostninger:

Der vil være behov for at investere i kopper specifikt til formålet, hvor de ikke allerede findes. Iflg. offentligt tilgængelige data har Aarhus Kommune 22.000 ansatte. Det må antages at der på et antal af disse lokationer allerede findes kopper tilgængelige, hvorfor den reelle omkostning vil være lavere. 

Antal medarbejdere * 15% standardmargen = op til 25.300 kopper. Engangsinvesteringen hertil estimeres at starte fra 200.000 kr. ekskl. moms afhængig af type, baseret på tilgængelige prisinformationer.

En central servicestation består af et robust bord, kompakt industriopvaskemaskine og bakker. Engangsinvestering estimeres til 10.000 kr. ekskl. moms pr. station. Som udgangspunkt er kun én servicestation nødvendig pr. lokation. Dernæst skal der skylleenheder til hvert opfyldningspunkt. Antallet afhænger af størrelsen på lokationen. Engangsinvestering estimeres til 200 kr. ekskl. moms pr. stk. Kommunale indkøbsordninger kan dog have særlige omstændigheder, som gør at beløbene kan variere. Driften af servicestationer og skylleenheder kræver løbende el og varmt vand efter gældende takster.

Løsningen udgøres udelukkende af standardkomponenter og er dermed relativt hurtig og let at teste og samtidig billig at implementere. Samtidig kan den drives uden særskilt personale eller omfattende ressourcer.

Forventede resultater
Med den rette implementering forventes ‘Vores nye Kaffesystem’ at afskaffe behovet for (og tilgængeligheden af) engangskopper på de lokationer, hvor systemet implementeres. Vi ved fra den offentligt tilgængelige data, at Aarhus Kommune i 1. halvår af 2019 har bestilt/brugt 900.000+ engangskopper til varme drikke på de givne lokationer. Tallet øges væsentligt helt op mod en fordobling, hvis engangskrus til kolde drikke medregnes. Udgifterne hertil estimeres at koste kommunen i omegnen af 500.000 kr ekskl. moms pr. halvår, antaget at forbruget i dette halvår er nogenlunde gennemsnitligt. Udregningen er baseret på billigst tilgængelige priser online, og kommunale indkøbspriser kan derfor se anderledes ud.

Det var ikke muligt at finde tilfredsstillende kvantificerede data for miljømæssig indflydelse fra engangskopper, da hver variant har sine egne specifikke karakteristika, og tilgængeligheden af data er begrænset. Generelt ved vi, at engangskopper i papir rangerer væsentligt lavere end fx. glas og keramik, på tværs af kriterier som indflydelse på menneskeligt helbred, økosystemers kvalitet, klimaforandringer, udtømning af ressourcer og vandforbrug (jf. tidligere angivne kilder). De mest almindelige engangskopper i mellemstørrelse vejer mellem 18 og 28 gram. Da sammensætningen af materialer gør disse svært genanvendelige, kan man vi oversætte de 900.000 sparede enheder til 16-26 ton undgået ressourcespild per halvår - alene i Aarhus Kommune!

Effekten af ‘Vores nye Kaffesystem’ hjælper også med ny viden og øget bevidsthed både på og udenfor arbejdspladsen. Ved hjælp af kaffepunkternes dataindsamling skabes et nyt datapunkt, som registrerer hver kop i brug og hvilket team, den tilhører samt tidspunkt og lokation for opfyldning. Dén viden vil gøre kommunen bedre rustet til over tid at målrette indsatsen for et mere cirkulært forbrug blandt medarbejdere og gæster.

Derudover understøttes en øget bevidsthed blandt medarbejdere og gæster om flerbrugsprodukters fordele og udfordringer, især ved den typiske overdrevne rengøring af service ved brug af varmt vand og forurenende sæbe. Ugentlig rapportering til teams om deres forbrug og udvikling i forbrug over tid gør det muligt at skabe øget bevidsthed om miljømæssige, sundhedsmæssige og økonomiske fordele ved adfærdsændringer såsom formindsket forbrug af engangskopper og kaffe. Det er effekter, som vil komme i spil for individerne - også uden for arbejdspladserne.

Informationssystemet udformes sådan, at teambaseret registrering af forbrug øger team-mentaliteten, hvilket generelt vil skabe større sammenhængskraft i teamet. At KPI’en om flerbrugskopper og kaffeforbrug er fælles for alle teams og niveauer i organisationen giver det et nemt tilgængeligt emne for sociale interaktioner, som er tilgængeligt for alle.

Løsningen understøtter et arbejdsmiljø, hvor ansvarstagen for de fælles praktiske gøremål bliver gjort nemt, socialt acceptabelt og attraktivt. Det støtter op om gensidig respekt, forståelse og sammenhængskraft.

Barrierer
En mulig barriere er opstartsinvesteringen, som afhænger af antallet af lokationer. Det kan derfor anbefales at prioritere udrulningen på lokationer, som har et relativt stort antal medarbejdere, idet tilbagebetalingsraten både økonomisk og miljømæssigt stiger pr. bruger i systemet (op til en øvre grænse, hvorefter der bliver behov for flere servicestationer). Dog består ‘Vores nye Kaffesystem’ (i hvert fald under udrulningen) udelukkende af standardkomponenter, hvilket gør investeringen for opstart relativt begrænset.

En anden udfordring kan være at sikre, at medarbejderne kontinuerligt løfter ansvaret for den simple, endog essentielle praktiske del - særligt omkring servicestationerne, idet der lægges op til et kollektivt ansvar. Udfordringen imødegås dog med designet af løsningen, der dels gør opgaven let og intuitiv, og dels via servicestationernes synlige placering gør det socialt oplagt at følge trop. 

Værdiskabelse

For borgere og samfundet
Borgerne får fordelen af en mere progressiv, ressourceeffektiv og økonomisk effektiv offentlig administration. Dertil bidrages der til betydelige mængder fald i efterspørgslen på single-use kaffebægre, hvilket skaber såvel miljømæssig som økonomisk værdi for samfundet.

For kommuner
Løsningen styrker direkte kommunens brand som mere bæredygtig og innovativ, ikke mindst overfor gæster på kommunens lokationer. Det skaber engagement og stolthed blandt medarbejdere, som oplever, at deres arbejdsgiver skaber gode tiltag, de kan støtte op om og fortælle om til andre.

For virksomheder
Det offentlige, herunder kommuner, forstås ofte som det fælles godes ansvarshavende. Kommuner besidder en unik, officiel autoritet, der gør det oplagt at være rugested for de nye, nødvendige tilpasninger som indebærer en grad af forandring for slutbrugeren, som ved vores løsning. Medarbejdernes oplevede adfærdsændring er her ganske begrænset og veltilrettelagt, hvilket baner vej for en succesfuld omlægning af forventninger og forbrug. 

Det er oplagt for kommunen at bruge deres erfaringer med løsningen som case for at andre organisationer kan replikere og tilpasse den til deres kontekst. Med andre ord kan kommunen pionere single-use kaffebægrets cirkulære omstilling, til fordel for andre interesserede arbejdspladser.

Materialer

Kommentarer